合同是供需双方权利、义务的协议文件,具有法律效力,一旦签定必须严格执行。同时接受订单或合同是制造企业产品实现过程的开始,在这个过程中正确理解顾客的要求并设法满足其需求是至关重要的,因为它不仅涉及到顾客的合理期望能否得以实现,还涉及到企业后续的设计、生产、安装和服务的全过程及有关部门和岗位。如果合同的各项要求规定得不明确或在传递中不完整,或有关部门不理解,将会导致合同的不正确履行,企业会蒙受损失。另外,在当今买方市场的经济环境中,顾客的要求也越来越严格,签定了合同就证明其有能力按期、保质履行合同,而一旦不能按期、保质交货,就会失去信誉和违反合同,这对企业来讲同样是后果严重的。因此,必须对合同(包括标书、订单)进行评审。
所谓合同评审就是指在合同签定前,为了确保各项要求规定得合理、明确并形成文件且能实现,由企业所进行的系统的活动。实际上,无论大公司还是小公司,接到用户的订单时都会对其审核把关,然后再确定为满足订单要求须采取哪些相应的措施。其实这就是简单的合同评审,只是没有留下文字记录和规范性较差而已。究竟如何实施规范的合同评审呢？实践证明,应建立合同评审程序并严格按该程序实施,才能保证取得很好的实效。
企业的实际情况不同,建立的合同评审程序也将存在差异,但无论如何,以下几个方面的内容都是非常必要的。
一 合同的分类
为了明晰合同评审的层次和责任,简化合同评审的程序,应对合同进行分类。分类的原则可根据企业的实际情况,尤其是产品的特点而定,可以工艺、材料、定型品、结构等方面为原则进行分类,也可把这几个方面结合在一起为原则进行分类,但不宜分类过多。一般分为三类即可,如常规合同、一般合同、特殊合同三类。下面以这三类合同为例,分别定义。
1 常规合同:顾客需要的是公司已成功生产过的、定型的、标准的产品或采用常规材料、结构、工艺的产品,且交货期能够基本满足顾客要求的内销合同。
2 一般合同:顾客需要的是有特殊要求的,公司尚未成功生产过的非定型、非标准、需要新设计的采用常规材料、结构、工艺的产品,且技术和质量保证能力能够基本满足顾客要求的内销合同。
3 特殊合同:顾客有重大特殊要求的采用新材料、新结构、新工艺、需重新设计的新产品,且对要评审内容的保证能力尚不完全清楚的内销和出口合同。
二 合同评审的范围和要求
(一)任何形式(传真、函件或其他方式)的合同或订单的各项要求都要有明确的规定,并形成文件。
(二)对每份合同或订单在正式签定前都要评审,并满足以下要求:
1 合同或订单的各项要求都有明确的规定并形成文件;
2 任何与投标不一致的合同或订单的要求已经得到解决;
3 具有满足合同或订单的要求的能力。
三 合同评审的内容
(一)技术保证能力
1 应用的材料;
2 采用的结构和工艺;
3 要求的加工精度;
4 产品的性能指标要求;
5 设备加工性能的符合性;
6 产品包装要求;
7 功能尺寸;
8 顾客的其他特殊要求。
(二)质量保证能力
1 检验和试验要求;
2 质量验收方式;
3 质量保证期;
4 检验能力;
5 质量标准;
6 特殊质量要求;
7 质量责任的确定方法和质量纠纷的仲裁。
（三）材料保证能力
1 有无库存或数量是否充足;
2 材料质量状况;
3 是否采用了新材料;
4 是否需要采购;
5 采购周期能否保证合同交货期要求。
(四)生产保证能力
1 合同产品的数量;
2 合同交货期;
3 合同产品所需设备能力;
4 供货能力。
(五)资金保证能力和财务结算
1 合同所需原材料、外协件、外购件的资金保证状况;
2 财务结算方式;
3 顾客的户名、开户行、帐号、税号是否清楚。
(六)价格
1 常规合同或订单是否执行了公司的价格政策;
2 一般和特殊合同的价格是否合理。
(七)其它
1 交货方式;
2 付款条件;
3 运输方式是否符合交通运输法规及公司运输现状;
4 保险费、运输费等费用承担情况；
5 违约责任及经济赔偿。
四 合同评审的方式和审批
（一）根据合同评审的内容，明确各有关部门的职责
1 产品销售部门是合同评审的归口管理部门,负责组织有关部门对合同进行评审、协调、修订、传递等工作。
2 技术(设计)部门负责技术保证能力的评审。
3 质量管理部门负责质量保证能力的评审。
4 原辅材料的采购或管理部门负责对材料保证能力的评审。
5 生产部门负责生产保证能力的评审。
6 财务部门负
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